Caso di studio: SmartWorkTime

Situatione

In molte organizzazioni, Excel veniva utilizzato eccessivamente per quasi ogni attività, dalla gestione dei progetti alla tenuta dei registri. Ciò ha portato a problemi diffusi, tra cui la proliferazione di fogli di calcolo con diverse revisioni sparse tra vari reparti. La mancanza di una gestione centralizzata dei dati ha comportato sfide significative, come la mancata tracciabilità, la scarsa convalida dei dati e un aumento del rischio di errore umano, soprattutto quando si uniscono dati da più fonti.

Il lungo processo di consolidamento dei dati da questi fogli di calcolo disparati non solo ha sprecato tempo prezioso, ma ha anche introdotto errori che hanno compromesso l'accuratezza delle informazioni. Inoltre, l'organizzazione aveva bisogno di mantenere la conformità agli standard di qualità ISO 9001, che richiedevano una documentazione e una tenuta dei registri meticolose. Ciò includeva il monitoraggio del tempo impiegato per le attività, la tenuta dei registri di formazione e la gestione delle spese di progetto, attività che venivano tutte gestite tramite una rete contorta di documenti Excel, rendendo quasi impossibile garantire l'integrità coerente dei dati e un facile accesso alle informazioni critiche.

Attività

L'obiettivo principale era implementare una soluzione che non solo avrebbe sostituito l'eccessiva dipendenza da Excel, ma avrebbe anche fornito informazioni accurate e in tempo reale su come i dipendenti trascorrevano le loro ore di lavoro. L'obiettivo era semplificare la gestione del tempo, migliorare la produttività complessiva e garantire che i progetti fossero completati entro le tempistiche programmate. Per raggiungere questo obiettivo, l'organizzazione aveva bisogno di una piattaforma solida e intuitiva che potesse integrarsi perfettamente con i sistemi esistenti, offrendo analisi dettagliate per un processo decisionale informato.

Inoltre, la soluzione doveva essere accessibile da diverse sedi, compresi gli uffici internazionali, consentendo flessibilità e supervisione remota. Un sistema gerarchico era essenziale per fornire livelli strutturati di supervisione, consentendo ai manager e ai team leader di monitorare efficacemente le risorse, tenere traccia dei costi e valutare l'avanzamento del progetto in varie fasi. Ciò avrebbe garantito che tutte le parti interessate avessero il livello appropriato di visibilità e controllo, mantenendo l'integrità dei dati del progetto e migliorando l'efficienza organizzativa complessiva.

Azione

L'obiettivo principale era garantire una transizione fluida ed efficiente dai processi obsoleti basati su Excel alla nuova soluzione integrata. La dashboard personalizzabile della piattaforma è stata personalizzata per soddisfare le esigenze specifiche di ciascun manager, fornendo informazioni in tempo reale sull'utilizzo del tempo del team, sull'avanzamento del progetto e sull'allocazione delle risorse.

Per ridurre al minimo l'interruzione dei progetti in corso, la piattaforma è stata integrata perfettamente con gli strumenti di gestione dei progetti esistenti, assicurando che i flussi di lavoro rimanessero ininterrotti durante la transizione. L'implementazione ha seguito metodologie Agile, consentendo aggiornamenti frequenti e miglioramenti iterativi basati sul feedback continuo dei clienti. Questo approccio ha garantito che la piattaforma si evolvesse in risposta alle esigenze degli utenti, migliorandone l'efficacia e l'usabilità nel tempo.

Inoltre, è stata data particolare attenzione alla garanzia della conformità allo standard ISO 9001. Il team di implementazione ha valutato attentamente le funzionalità della piattaforma per garantire che fossero in linea con i rigorosi requisiti di documentazione e gestione della qualità necessari per mantenere la certificazione, garantendo così che il nuovo sistema non solo migliorasse l'efficienza, ma rispettasse anche l'impegno dell'organizzazione nei confronti degli standard di qualità.

Risultato

Il primo prototipo della piattaforma SmartWorkTime è stato implementato con successo in un'organizzazione sanitaria regionale, dove un team di 50 professionisti lo ha utilizzato per rivedere e gestire gli accordi con i contraenti. Con il supporto di SmartWorkTime, il team è stato in grado di ottenere un notevole risparmio sui costi dell'86% mantenendo lo stesso elevato livello di qualità nei servizi forniti dai fornitori esterni.

In seguito a questo successo, la piattaforma è stata implementata in varie aziende che richiedevano una gestione precisa del tempo, in particolare quelle che gestivano più progetti contemporaneamente. I manager di queste organizzazioni hanno segnalato miglioramenti significativi nella loro capacità di allocare le risorse in modo più efficace, portando a migliori risultati di progetto e a una maggiore produttività. Le analisi dettagliate della piattaforma hanno fornito preziose informazioni continue, consentendo un continuo perfezionamento e ottimizzazione delle pratiche di gestione del tempo in tutti i settori.

Inoltre, la funzionalità di auto-provisioning della piattaforma ha consentito a diversi clienti di gestire in modo indipendente i propri team con una supervisione minima. Questa funzionalità è stata particolarmente interessante per la sua convenienza, con un costo di abbonamento del valore di qualche caffé per utente al mese. Di conseguenza, le aziende di tutte le dimensioni sono state in grado di sfruttare le potenti capacità della piattaforma senza gravare sui loro budget, portando a un'adozione diffusa e a un feedback positivo.

Riferimento

Esplora https://www.smartworktime.com/